Современное делопроизводство — основа эффективности муниципального управления: представляем новую образовательную программу

Термин «делопроизводство» появился в России в середине XVIII столетия. Считается, что образовался он от словосочетания «производство дела», под которым в период деятельности приказов на Руси понимался процесс решения судебного или административного вопроса. С тех пор по мере преобразования системы государственного управления, изменения общественных и экономических отношений, совершенствования технологий понятие «делопроизводство» развивалось, конкретизируясь и наполняясь новыми смыслами.

В 70‑х годах XX века под «делопроизводством» понималась «деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами (от создания до передачи в архив) в процессе осуществления управленческих действий» [ГОСТ 16 487−70].

На рубеже 1980−1990‑х годов как альтернатива ему начал активно использоваться термин «документационное обеспечение управления», возникновение которого связано с разработкой и внедрением систем автоматизации управленческих процессов (в том числе в сфере делопроизводства).

В определенный период эти термины трактовались как синонимические, однако среди ведущих документоведов страны сформировалась иная позиция: между делопроизводством и документационным обеспечением управления были выделены следующие существенные различия:

• документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, тогда как делопроизводство распространяется на организационно-­распорядительную документацию;
• делопроизводство в большей мере уделяет внимание форме документа и его информационно-­поисковому образу, чем содержанию, определяет порядок работы с документами; в то время как в документационном обеспечении более ярко выражена информационная составляющая, т. е. оно предполагает организацию работы с документами и содержащейся в них информацией, решая задачу обеспечения управленческого процесса документированной информацией для принятия оптимальных управленческих решений;
• говорить о документационном обеспечении управления можно при условии создания документов и организации работы посредством современных информационных технологий, тогда как делопроизводство использует традиционные технологии, применяя технические средства управления и информационные технологии в незначительной степени.

На основании указанных особенностей делопроизводство стало рассматриваться как техническая функция управления, а документационное обеспечение — в качестве обеспечивающей функции управления.

С середины 1990‑х годов формируется новый взгляд на документацию как единую информационную систему, в этот период в отечественном документоведении формируется концепция, рассматривающая документы в качестве полноценного ресурса, которым можно управлять.

Специалисты определяют управление документацией как полноценную функцию управления, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла документов, все виды документов и системы документации в организации и непосредственно влияет на развитие организации, достижение целей ее деятельности. Важнейшей особенностью управления документацией является то, что в его основе лежат принципы экономичности и эффективности.

В настоящее время все три термина широко используются в литературе и практике, закреплены в нормативных актах. Каждый из них отражает определенные аспекты, касающиеся правил создания документов и организации последующей работы с ними. В действующем терминологическом стандарте [ГОСТ Р 7.0.8−2025] им даны следующие определения:

• делопроизводство — совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;
• документационное обеспечение управления, ДОУ — деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации;
• управление документами — область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

При этом, вне зависимости от реформ государственного управления, внедрения новых технологий и связанной с ними эволюции документоведческой терминологии, ключевым элементом в деятельности любых органов управления и организаций всегда оставался и остается документ — «зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать» [ГОСТ Р 7.0.8−2025].

У каждого документа есть этап создания, или документирования, в рамках которого осуществляется «запись [необходимой для управления] информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме» [ГОСТ Р 7.0.8−2025]. Каждый документ требуется вовлечь в документооборот — он должен пройти все этапы движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [ГОСТ Р 7.0.8−2025].
От квалифицированного документирования управленческой деятельности и четкой организации документооборота зависят:

• координация действий подразделений внутри структуры органов местного самоуправления;
• функциональность взаимодействия органов местного самоуправления с органами государственной власти, иными государственными органами, организациями и гражданами;
• точность, полнота и скорость передачи информации, необходимой для принятия управленческих решений;
• качество принимаемых управленческих решений, под которым понимается их своевременность и обоснованность, эффективность и непротиворечивость, правомочность, конкретность и полнота.

Недостаточное внимание к вопросам делопроизводства в органах местного самоуправления может привести к негативным практическим последствиям, в числе которых: систематическая подготовка и оформление документов, несоответствующих обязательным требованиям, утрата документов; утрата, искажение, представление недостоверной информации; дублирование функций, документов, информации; несвоевременное принятие решений, принятие необоснованных решений; нарушение сроков направления ответов, представления отчетов; нарушение требований по соблюдению конфиденциальности информации; риски правонарушений, судебного оспаривания управленческих решений; низкая производительность труда служащих; несогласованность действий, конфликты внутри органа, а также со сторонними органами и организациями.

В современных условиях постоянное совершенствование процессов документирования, организации документооборота, хранения и использования документов приобретает особую значимость.

В свое время важным инструментом повышения эффективности процесса принятия управленческих решений стала система автоматизированного делопроизводства. Внедрение новых информационных технологий значительно повысило скорость и сократило трудоемкость подготовки документов, а также способствовало выполнению главного правила организации документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

При этом, если на первых этапах автоматизация делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности службы документационного обеспечения управления и специалистов, ответственных за ведение делопроизводства, то сейчас в рамках автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота непосредственным участником технологий документационного обеспечения — с момента создания документов, до контроля за их исполнением и работы с документным архивом — стал каждый служащий, являющийся автором или исполнителем документов. И даже у руководителя, при желании и необходимости, есть возможность не только подписать документ, но и зарегистрировать его, поставить на контроль и разослать исполнителям всего лишь в несколько кликов.

Таким образом, документационное обеспечение остается важнейшим направлением в деятельности органов местного самоуправления, а одним из необходимых условий повышения качества муниципального управления сегодня является наличие у муниципальных служащих и лиц, замещающих муниципальные должности (вне зависимости от круга их должностных обязанностей): компетенций в области документирования и организации работы с документацией; необходимых умений и навыков подготовки документов; понимания их роли в системе управления.
Кроме того, в связи с необходимостью обеспечения эффективного взаимодействия между органами местного самоуправления и органами государственной власти, иными государственными органами, входящими в единую систему публичной власти в Красноярском крае, особое значение приобретает единство стандартов делопроизводства: соблюдение установленных требований к подготовке и оформлению документов, в первую очередь электронных, наличие общих подходов к организации документооборота, учитывающих принципы функционирования межведомственной информационной системы электронного документооборота.

С учетом всех указанных факторов в Институте было принято решение о разработке образовательной программы дополнительного профессионального образования с рабочим названием «Делопроизводство и документооборот в системе муниципального управления», ориентированной на повышение профессионального уровня слушателей по общим вопросам современного делопроизводства и документационного сопровождения муниципального управления, документирования управленческой деятельности.

Благодаря практико-­ориенти-рованному подходу программа поможет слушателям разобраться в ключевых понятиях, категориях и терминологии делопроизводства, позволит развить практические навыки подготовки и оформления основных видов документов в соответствии с требованиями Национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97−2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-­распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Вновь разработанная программа Института рассчитана не только на тех, кто находится в начале профессиональной деятельности в сфере муниципального управления, но будет интересна и опытным специалистам. Каждый сможет почерпнуть что‑то полезное для себя, приобрести новые навыки либо усовершенствовать уже имеющиеся.

Старт программы запланирован на вторую половину октября 2026 года.

Татьяна КИЖАПКИНА
методист отдела образовательных программ
и организационного развития